Datenschutzerklärung

Stand: 19. Oktober 2026 · Fassung 1.0. Informationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten auf dieser Website und bei der Nutzung des ZS EDoc Center.

1. Verantwortlicher und Datenschutzkontakt

Für die nachfolgend beschriebenen eigenen Verarbeitungszwecke ist verantwortlich:

ZS Computer Service GmbH

Philipp-Reis-Straße 4, 35398 Gießen, Deutschland. Vertreten durch Geschäftsführer Bodo Zipffel.

Telefon: +49 641 97921-0

E-Mail: info@zsedc.de

Externer Datenschutzbeauftragter

Jan Alkemade, Alkemade IT-Security e.K., Egerländer Straße 9, 61239 Ober-Mörlen.

Telefon: +49 6002 939593

E-Mail: jan.alkemade@alkemade-it.de

2. Besuch der Website

Wir verarbeiten technische Daten zur Bereitstellung und Absicherung der Website.

Technische Zugriffsdaten

Beim Aufruf werden die zur Auslieferung erforderlichen Daten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse sowie Browser- und Verbindungsinformationen. Technische Fehler- und Sicherheitsprotokolle dienen dem Betrieb, der Fehlerbehebung und der Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren und funktionsfähigen Angebot.

Keine Analyse- oder Werbedienste

Auf unserer öffentlich zugänglichen Informationswebsite setzen wir keine Dienste zur Nachverfolgung des Nutzungsverhaltens für Analyse- oder Werbezwecke ein.

3. Kontaktaufnahme und Kundenbetreuung

Wir verwenden Ihre Kontaktangaben und Informationen zum Anliegen zur Bearbeitung von Anfragen und dokumentieren die Kundenbetreuung im erforderlichen Umfang. Bei vertraglichen oder vorvertraglichen Anliegen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage, soweit Sie selbst Vertragspartner sind. Bei anderen Anfragen und geschäftlichen Ansprechpartnern eines Unternehmens gilt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Bearbeitung von Anfragen und die verlässliche Kundenbetreuung. Für Kundendaten im Auftragsumfang gilt Abschnitt 9.

Angaben im Kontaktformular

Wir benötigen Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht. Unternehmen, Telefonnummer, Produktinteresse und Tarif können Sie freiwillig ergänzen. Ohne die Pflichtangaben kann das Formular nicht versendet werden. Alternativ können Sie uns per E-Mail oder telefonisch erreichen.

Die Angaben werden nicht allein aufgrund Ihrer Anfrage für Newsletter oder Werbeverteiler verwendet.

Versand und Missbrauchsschutz

Für die zuverlässige Bearbeitung und den Schutz vor missbräuchlichen oder doppelten Anfragen verarbeiten wir außerdem technische Übermittlungsdaten und geschützte Kennwerte aus IP- und E-Mail-Adressen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren Bearbeitung und Zustellung Ihrer Anfrage. Die Speicherdauer ist in Abschnitt 7 beschrieben.

4. Benutzerkonten und Produktnutzung

Welche Daten verarbeitet werden, hängt von den verwendeten Funktionen und den gebuchten Leistungen ab.

Konten, Berechtigungen und Abrechnung

Wir verarbeiten Konto- und Unternehmensdaten, E-Mail-Adressen, Berechtigungen, Vertrags- und Bestelldaten sowie Nutzungs- und Zahlungsinformationen zur Bereitstellung und Abrechnung unserer Leistungen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartner sind, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Abrechnungspflichten und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Verwaltung geschäftlicher Ansprechpartner sowie die Absicherung der Zugänge. Unsere berechtigten Interessen sind die Bereitstellung der angeforderten Unternehmenszugänge und ihr Schutz vor unbefugter Nutzung.

Für ein Benutzerkonto benötigen wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und die zur Anmeldung erforderlichen Zugangsdaten. Für eine kostenpflichtige Bestellung sind außerdem die im Bestellvorgang gekennzeichneten Unternehmens-, Rechnungs- und Zahlungsangaben erforderlich. Ohne diese Angaben können wir den jeweiligen Zugang oder die gebuchte Leistung nicht bereitstellen und abrechnen. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur Registrierung besteht nicht. Freiwillige Angaben sind als solche erkennbar.

Dokumente und Daten unserer Kunden

Personenbezogene Daten in hochgeladenen Dokumenten, Rechnungen und Zuordnungen verarbeiten wir im Auftrag des Kunden nach der vereinbarten Auftragsverarbeitung und seinen zulässigen Weisungen; Näheres regelt Abschnitt 9.

Einladungen und Herkunft der Daten

Bei einer Einladung erhalten wir Ihre E-Mail-Adresse und die vorgesehene Berechtigung von einer befugten Person des einladenden Kunden oder unserer Plattformverwaltung. Wir verwenden diese Angaben zur Einladung und zur sicheren Einrichtung des Zugangs. Für unsere eigene Zugangsverwaltung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage; unser berechtigtes Interesse ist die Bereitstellung und Absicherung der angeforderten Zugänge. Bei Einladungen im Auftrag eines Kunden gelten die AVV und dessen Verantwortung für seine Verarbeitungszwecke. Sie müssen die Einladung nicht annehmen und können sich bei einer unzutreffenden Einladung an uns oder das einladende Unternehmen wenden.

Schutz gegen wiederholte unberechtigte Testzugänge

Zur Prüfung der Berechtigung für einen Testzugang verwenden wir geschützte Vergleichskennwerte aus Konto-, E-Mail- und Unternehmensmerkmalen sowie Angaben über aktuelle und frühere Mitgliedschaften in Arbeitsbereichen. Damit verhindern wir die Umgehung einmalig vorgesehener Testangebote durch wiederholte Registrierungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Vermeidung missbräuchlicher kostenloser Nutzung. Die Speicherdauer steht in Abschnitt 7. Bei einer unzutreffenden Zuordnung können Sie eine Prüfung durch unsere zuständige Stelle verlangen.

Zahlungsabwicklung über Stripe

Bei der Zahlungsabwicklung über Stripe werden die hierfür erforderlichen Kontakt-, Rechnungs- und Transaktionsdaten verarbeitet. Zahlungsangaben werden über die dafür vorgesehenen Stripe-Funktionen erfasst. Stripe verarbeitet Daten zur Zahlungsabwicklung in unserem Auftrag und für eigene Zwecke, insbesondere gesetzliche Pflichten und Betrugsprävention, in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung.

Bei Nutzung der Stripe-Zahlungsfunktionen können bereits vor Abschluss einer Zahlung IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie Interaktionen mit den von Stripe bereitgestellten Zahlungsfeldern verarbeitet werden. Dies dient der sicheren Zahlungsabwicklung, Fehlererkennung, Authentifizierung und Betrugsabwehr. Rechtsgrundlagen unserer Verarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragserfüllung, soweit Sie selbst Vertragspartner sind, lit. c für gesetzliche Abrechnungspflichten und lit. f für geschäftliche Ansprechpartner und die Absicherung der Zahlungen. Unsere berechtigten Interessen sind die Abwicklung geschäftlicher Zahlungen und die Vermeidung von Zahlungsbetrug.

Stripe nennt für den Europäischen Wirtschaftsraum Stripe Payments Europe, Limited als Vertrags- und Auftragsverarbeitungspartner, Stripe Technology Europe, Limited für bestimmte regulierte Zahlungsdienste und Stripe Technology Company, Limited als primär Verantwortlichen für weitere eigene Verarbeitungen, jeweils in Irland. Die Zuordnung richtet sich nach den genutzten Diensten und geltenden Vertragsbedingungen.

5. Cookies und Speicherung im Browser

Für die jeweils verwendeten Funktionen kommen Cookies und vergleichbare Speichermechanismen zum Einsatz.

Einstellungen und Anmeldung

Gewählte Anzeigeeinstellungen bleiben bis zu ihrer Änderung oder Löschung im Browser gespeichert. Für Anmeldung, Sitzung und Registrierung verwenden wir erforderliche Cookies. Eine Anmeldesitzung besteht höchstens zwölf Stunden, mit „Angemeldet bleiben“ höchstens 30 Tage. Abmeldung oder Inaktivität können sie früher beenden.

Soweit Speicherung oder Zugriff für einen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich sind, erfolgt dies nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich für eigene Zwecke nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartner sind, oder nach lit. f DSGVO zur Bereitstellung und Absicherung des angeforderten Zugangs. Für Auftragsdaten gilt Abschnitt 9.

Zahlungsfunktionen von Stripe

Beim Öffnen einer Zahlungsfunktion kann Stripe Cookies und vergleichbare Mechanismen für die Zahlungsabwicklung, die Authentifizierung und den Schutz vor Missbrauch einsetzen. Die Ausnahme des § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG gilt nur für Zugriffe, die für die ausdrücklich gewünschte Zahlungsfunktion unbedingt erforderlich sind. Für andere Speicherungen oder Zugriffe ist eine Einwilligung erforderlich.

6. Empfänger und internationale Übermittlungen

Zugriff erhalten befugte Beschäftigte und die für den jeweiligen Zweck eingesetzten Dienstleister im erforderlichen Umfang. Auftragsverarbeiter werden nach Art. 28 DSGVO eingebunden.

Technische Infrastruktur, Sicherungskopien und E-Mail

Wir nutzen die Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, für den Betrieb der technischen Infrastruktur, Sicherungskopien sowie den E-Mail-Versand und die Postfächer der Plattform, des Supports und der Kontaktbearbeitung. Verarbeitet werden die hierfür erforderlichen Konto-, Vertrags-, Nutzungs- und Dokumentdaten, Nachrichten einschließlich Anhängen sowie technische Verbindungsdaten. Der Betrieb der technischen Infrastruktur, die Speicherung von Sicherungskopien und die E-Mail-Verarbeitung erfolgen innerhalb von EU und EWR, derzeit in Deutschland. Für Stripe gelten die nachfolgenden Angaben.

Internationale Verarbeitung bei Stripe

Bei der Zahlungsabwicklung kann Stripe personenbezogene Daten auch außerhalb von EU und EWR verarbeiten, insbesondere in den USA und Indien. Stripes veröffentlichtes Data Transfers Addendum sieht für davon erfasste Übermittlungen an Stripe, LLC in den USA vorrangig das EU-U.S. Data Privacy Framework vor, soweit es anwendbar ist, andernfalls die einschlägigen Standardvertragsklauseln. Für andere internationale Übermittlungen gelten je nach Empfänger anwendbare Angemessenheitsbeschlüsse oder geeignete Garantien. Die Garantien und die einbezogenen Standardvertragsklauseln sind im Data Transfers Addendum zugänglich.

7. Speicherdauer und Löschung

Die Speicherdauer richtet sich nach Datenart und Zweck. Entfällt der Zweck früher und besteht keine andere zulässige Grundlage, löschen wir früher. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und konkrete Ausnahmefälle sind unten beschrieben. Für Daten im Auftrag unserer Kunden gilt Abschnitt 9.

Kontaktanfragen und Kundenbetreuung

Einfache Kontakt- und Tarifberatungsanfragen ohne Vertrag werden bis zu sechs Monate nach abschließender Beantwortung oder Aufgabe gespeichert. Die erforderliche Dokumentation unserer Kundenbetreuung bleibt während der Kundenbeziehung erhalten und wird nach Ende des letzten Kundenvertrags unverzüglich, spätestens innerhalb von 30 Kalendertagen gelöscht. Für noch offene Fälle erforderliche Angaben werden nach Fallabschluss unverzüglich, spätestens innerhalb von 30 Kalendertagen gelöscht.

Kundendokumente und andere im Auftrag verarbeitete Inhalte entfernen wir aus Supportvorgängen bereits, sobald sie für deren Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind.

Registrierung und Zugangsverwaltung

Nicht abgeschlossene Registrierungen ohne aktiven Vertrag oder benötigten Zugang werden bis zu 30 Kalendertage nach ihrem Beginn gespeichert. Konto-, Ansprechpartner- und Berechtigungsdaten werden nach Wegfall des benötigten Zugangs oder der Funktion unverzüglich gelöscht; Einladungen und Kontoaktionen nach Erledigung, Ablauf oder Widerruf. Für technische Protokolle und eigene Vertragsnachweise gelten die nachfolgenden Fristen.

Betrieb und Sicherheit

Technische Zugriffs-, Fehler-, Versand-, Sicherheits- und Zahlungsdiagnoseprotokolle werden bis zu 30 Kalendertage nach dem jeweiligen Ereignis gespeichert. Vorübergehende Arbeitsdateien werden nach Ende der Bearbeitung unverzüglich, spätestens innerhalb von sieben Kalendertagen gelöscht.

Zur Zustellung zwischengespeicherte Nachrichten werden nach der Übergabe gelöscht, bei erfolgloser Zustellung spätestens sieben Kalendertage nach Aufnahme in die Versandwarteschlange. Nachrichten in Postfächern und Supportvorgängen folgen der Frist ihres Inhalts.

Daten zur Begrenzung missbräuchlicher Kontaktanfragen werden bis zu 24 Stunden nach Eingang gespeichert, Kennwerte zur Begrenzung von Formularaufrufen bis zu zehn Minuten. Angaben zur Erkennung doppelter Übertragungen werden bis zu sieben Kalendertage nach erstmaligem Eingang gespeichert.

Berechtigung für Testzugänge

Vergleichskennwerte gegen wiederholte unberechtigte Testzugänge werden während des Tests und bis zu zwölf Monate nach dessen ursprünglich festgelegtem oder früherem tatsächlichen Ende gespeichert. Kennwerte früherer Mitgliedschaften in Arbeitsbereichen bleiben bis zu zwölf Monate nach Ende der jeweiligen Mitgliedschaft gespeichert. Diese Speicherung kann über die Löschung eines Benutzerkontos oder Arbeitsbereichs hinaus andauern.

Abrechnung und eigene Nachweise

Einzelne Nutzungs- und Verbrauchsdaten werden bis zu drei Monate nach endgültiger Abrechnung gespeichert. Erforderliche eigene Vertrags-, Zustimmungs-, Zahlungs- und Leistungsnachweise bleiben während der Vertragsdurchführung und anschließend bis zu drei Jahre ab Ende des Jahres der Vertragsbeendigung gespeichert. Minimierte Nachweise zu Datenschutzbegehren, eigenen Sicherheitsvorfällen und Löschungen werden bis zu drei Jahre ab Ende des Jahres des Fallabschlusses gespeichert. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. c beziehungsweise f DSGVO zum Nachweis unserer Pflichterfüllung und zur Wahrung berechtigter Rechtspositionen.

Zusätzlich angeforderte Identitätsprüfungsunterlagen löschen wir unverzüglich nach der Prüfung, bei nicht möglicher Prüfung spätestens 30 Kalendertage nach Eingang. Die eigenverantwortliche Verarbeitung durch Stripe richtet sich zusätzlich nach dessen Datenschutzhinweisen.

Gesetzliche Aufbewahrung und konkrete Ausnahmefälle

Eigene Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir acht Jahre, gesetzlich erfasste Geschäfts- und Handelsbriefe sechs Jahre sowie eigene Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre auf. Die Fristen beginnen mit Ablauf des gesetzlich maßgeblichen Kalenderjahres, bei Belegen mit dem Jahr ihrer Entstehung, bei Geschäftsbriefen mit dem Empfangs- oder Versandjahr, bei Büchern und Abschlüssen mit dem Jahr der maßgeblichen letzten Eintragung, Aufstellung oder Feststellung. Grundlage sind insbesondere § 147 AO, § 257 HGB und für Rechnungen § 14b UStG. Die Aufbewahrung betrifft unsere eigenen Unterlagen.

Die für konkrete offene Forderungen, Beschwerden, Verfahren oder Sicherheitsvorfälle erforderlichen Angaben können über die vorstehenden Fristen hinaus gespeichert werden. Die Dauer richtet sich nach dem jeweiligen Verfahren sowie einschlägigen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen. Nach Wegfall des Zwecks löschen wir unverzüglich.

Sicherungskopien

Nach der Löschung außerhalb von Sicherungskopien können Daten noch in zugriffsbeschränkten Sicherungskopien zur Wiederherstellung verbleiben. Die derzeitige Aufbewahrungsdauer beträgt bis zu 30 Kalendertage nach der Löschung außerhalb von Sicherungskopien. Kürzere zwingende Löschpflichten bleiben maßgeblich.

8. Ihre Rechte

Sie können sich zur Ausübung Ihrer Rechte an uns oder unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie die Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Widerspruch

Wenn wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Gegen eine Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit Widerspruch einlegen.

Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für uns ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

Postfach 3163, 65021 Wiesbaden

Telefon: +49 611 1408-0

E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de

9. Auftragsverarbeitung

Unser Kunde bestimmt als Verantwortlicher die Verarbeitungszwecke oder handelt als Auftragsverarbeiter für einen anderen Verantwortlichen. Wir verarbeiten Auftragsdaten nach seinen zulässigen Weisungen und der AVV.

Vereinbarung und Löschung

Personenbezogene Kundendaten verarbeiten wir auf Grundlage einer Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO. Rückgabe und Löschung richten sich nach der AVV und den zulässigen Weisungen des Kunden. Für Sicherungskopien gilt die in Abschnitt 7 beschriebene Speicherdauer.

Die Standardverarbeitung erfolgt innerhalb von EU und EWR. Eine abweichende Verarbeitung im Kundenauftrag setzt die vorherige dokumentierte Weisung des Kunden und die nach Kapitel V DSGVO erforderlichen Übermittlungsvoraussetzungen voraus. Die betroffenen Länder, Empfänger und Schutzmaßnahmen werden dem Kunden vorab nach der AVV mitgeteilt.