Allgemeine Geschäftsbedingungen für das ZS EDoc Center

ZS Computer Service GmbH · Online-Software für Geschäftskunden
Stand: 19. Oktober 2026 · Fassung 1.0

1 Anbieter und Geltungsbereich

1.1 Diese AGB regeln die Bereitstellung und Nutzung des ZS EDoc Center als Internetsoftware einschließlich Abonnements, Erweiterungen und zusätzlicher Vorgangspakete. Anbieter ist die ZS Computer Service GmbH, Philipp-Reis-Straße 4, 35398 Gießen, Deutschland, Amtsgericht Gießen, HRB 6290, E-Mail: info@zsedc.de.

1.2 Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen für ihre geschäftliche oder öffentlich-rechtliche Tätigkeit. Verbraucherverträge werden nicht geschlossen. Der Anbieter kann Nachweise zur geschäftlichen Tätigkeit und Vertretungsberechtigung verlangen.

1.3 Betrieb in der Infrastruktur des Kunden, individuelle Entwicklung, gesonderte Beratung und Weitervertrieb sind nur bei ausdrücklicher Vereinbarung umfasst.

1.4 Individuelle Vereinbarungen haben Vorrang. Leistungen, Mengen, Preise und Zeiträume ergeben sich ergänzend aus der bestätigten Bestellung und der vereinbarten Leistungsbeschreibung. Bei Widersprüchen zur Auftragsverarbeitung geht die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) vor. Einkaufsbedingungen des Kunden gelten nur mit Zustimmung des Anbieters.

2 Leistungsgegenstand

2.1 Der Anbieter stellt die gebuchten Funktionen während der Vertragsdauer über die Benutzeroberfläche und vereinbarte Schnittstellen bereit. Maßgeblich sind die bestellten Produktlinien, Tarife und Erweiterungen.

2.2 Der Viewer zeigt und prüft unterstützte elektronische Dokumente. Faktura unterstützt Rechnungserstellung, Korrektur und Stornierung. Transformation wandelt übermittelte Daten in angebotene Ausgabeformate um. Individuelles Datenmapping ermöglicht kundenseitige Datenzuordnungen und deren Nutzung in Projekten.

2.3 Ein Arbeitsbereich hat eine eigene Benutzerverwaltung und Abrechnung. Faktura und Transformation können gemeinsam gebucht werden. Die enthaltene Viewer-Nutzung wird nicht zusätzlich als eigenständiges Viewer-Abonnement berechnet. Beim Wechsel zu Faktura oder Transformation wird dieses ersetzt; zusätzliche Viewer-Plätze richten sich nach der Bestellübersicht.

2.4 Unterstützt werden die ausdrücklich angebotenen Formate, Versionen, Prüfregeln, Geschäftsfälle und Schnittstellen. Eine Formatfamilie umfasst nicht automatisch alle ihre Ausprägungen. Die vereinbarten Funktionen und die Erhaltung ihrer vertragsgemäßen Nutzbarkeit bleiben geschuldet.

2.5 Neue Versionen von Formaten, Vorlagen oder Datenzuordnungen verändern bereits ausgestellte Rechnungen und festgeschriebene Ergebnisse nicht rückwirkend. Erforderliche Umstellungen richten sich nach Ziffer 12.

2.6 Der Grundumfang ist weder ein vollständiges Buchhaltungssystem noch ein Dienst zur rechtssicheren Langzeitarchivierung. Versand an Empfänger, Behörden oder Übertragungsnetze ist nur bei gebuchter Übertragungsfunktion geschuldet. Ein Download ist keine Zustellung an den Rechnungsempfänger.

3 Registrierung und Vertragsschluss

3.1 Der Kunde macht richtige, vollständige Angaben, hält Unternehmens-, Steuer-, Rechnungs- und Kontaktdaten aktuell und handelt durch berechtigte Personen.

3.2 Die Kontoregistrierung begründet nur den bereitgestellten Kontozugang. Ein kostenpflichtiges Abonnement oder ein Nachkauf erfordert eine gesonderte Bestellung; für ausdrücklich bestellte automatische Nachkaufoptionen gilt Ziffer 9.9. Das Hinterlegen einer Zahlungsart genügt nicht.

3.3 Produkt- und Preisangaben sind eine Aufforderung zur Bestellung. Vor der verbindlichen Bestellung erhält der Kunde eine Übersicht über Leistungen, Preise, Steuern, Zeiträume und Auswirkungen auf bestehende Buchungen und kann Eingabefehler berichtigen. Mit Betätigung der als kostenpflichtig bezeichneten Bestellschaltfläche gibt er ein verbindliches Angebot ab.

3.4 Der Anbieter bestätigt den Bestelleingang unverzüglich elektronisch. Er nimmt das Angebot durch ausdrückliche Auftragsbestätigung im Portal oder per E-Mail oder durch Bereitstellung der bestellten kostenpflichtigen Leistung an, spätestens innerhalb von fünf Werktagen; danach erlischt das Angebot. Werktage sind Montag bis Freitag außer gesetzlichen Feiertagen in Hessen. Eine reine Eingangsbestätigung oder Zahlungsautorisierung ist keine Annahme. Eine endgültige Belastung setzt die Annahme voraus.

3.5 Vertragssprache ist Deutsch. Die Vertragsbedingungen sind vor Abschluss abrufbar und speicherbar. Der Anbieter stellt die Bestellbestätigung in speicherbarer Form bereit und ordnet die vereinbarte Vertragsfassung der Bestellung zu.

3.6 Ein Browser- oder Verbindungsabbruch hebt eine bereits verbindliche Bestellung nicht auf. Eine angebotene Aufhebung wird erst durch Bestätigung des Anbieters wirksam. Gesetzliche und vereinbarte Lösungsrechte bleiben bestehen.

4 Benutzer und Nutzungskapazitäten

4.1 Der Kunde verwaltet Zugänge und Rollen und vergibt Verwaltungs- und Abrechnungsrechte nur an berechtigte Personen. Persönliche Zugangsdaten dürfen nicht geteilt werden. Schnittstellenschlüssel sind zu schützen und bei Missbrauchsverdacht unverzüglich zu sperren oder zu ersetzen.

4.2 Die gebuchten Plätze für gleichzeitige Benutzer begrenzen die Zahl der gleichzeitig nutzenden Personen im jeweiligen Produktbereich. Eine Anmeldung allein belegt keinen Platz; mehrere Registerkarten derselben Person im selben Arbeitsbereich und Produktbereich zählen gemeinsam. Ein geöffneter Arbeitsbereich kann einen Platz auch während einer Pause belegen; bei Verbindungsabbrüchen kann sich die Freigabe technisch verzögern.

4.3 Viewer- und Faktura-Plätze sind getrennte Kapazitäten. Die Faktura-interne Rechnungsvorschau benötigt keinen zusätzlichen Viewer-Platz. Bei ausgeschöpften Kapazitäten kann weitere gleichzeitige Nutzung bis zur Freigabe beschränkt werden.

4.4 Abrechnungseinheiten dienen der Rechnungserstellung. Vorgangskontingente gelten gemeinsam für die Abrechnungseinheiten des Arbeitsbereichs. Projektplätze begrenzen gleichzeitig aktive Projekte für individuelles Datenmapping. Zusätzliche Plätze oder Abrechnungseinheiten enthalten nur ausdrücklich ausgewiesene zusätzliche Vorgangseinheiten.

4.5 Bei Kapazitätsreduzierungen wählt der Kunde die weiter aktiven Einheiten. Bis dahin können betroffene Schreib- oder Ausführungsfunktionen eingeschränkt bleiben. Überzählige Einheiten werden nicht allein durch den Tarifwechsel gelöscht. Für Vertragsende und Export gelten Ziffern 18 und 19.

5 Nutzungspflichten und Prüfung von Ergebnissen

5.1 Der Kunde sorgt für geeignete Endgeräte, Internetzugang und vereinbarte technische Voraussetzungen und beachtet dokumentierte Schnittstellen-, Datei- und Aufrufgrenzen.

5.2 Der Kunde darf nur rechtmäßig verfügbare Daten verarbeiten lassen. Untersagt sind rechtswidrige Inhalte, Schadsoftware, Umgehung von Beschränkungen und Eingriffe in fremde Arbeitsbereiche. Sicherheits- und Belastungstests mit möglichen Auswirkungen auf den Betrieb oder andere Kunden sind vorher abzustimmen.

5.3 Der Kunde verantwortet seine Ausgangsdaten, Steuerangaben und selbst erstellten Datenzuordnungen und prüft neue Konfigurationen vor produktiver Nutzung anhand geeigneter Beispiele. Der Anbieter bleibt für die vertragsgemäße Software verantwortlich.

5.4 Ein positives technisches Prüfergebnis bestätigt weder den tatsächlichen Geschäftsvorfall noch dessen vollständige steuerrechtliche Richtigkeit oder die Annahme durch jeden Empfänger. Darstellungen verschiedener Programme können abweichen; maßgeblich ist das vollständige elektronische Rechnungsdokument.

5.5 Die Software ersetzt keine individuelle Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Der Kunde verantwortet die sachliche Freigabe und bestimmungsgemäße Verwendung seiner Rechnungen. Ansprüche wegen fehlerhafter Software bleiben bestehen.

5.6 Soweit kein Archivierungsdienst vereinbart ist, exportiert der Kunde aufbewahrungspflichtige Dokumente einschließlich erforderlicher strukturierter Bestandteile rechtzeitig und bewahrt sie gesetzeskonform außerhalb des Produkts auf. Eigene Sicherungspflichten des Anbieters bleiben bestehen.

6 Kostenfreie Testzugänge

6.1 Umfang, Dauer und Kontingente eines Testzugangs werden bei Einrichtung angegeben. Der Kunde verwendet nur rechtmäßig im Testbetrieb verarbeitbare Daten.

6.2 Ein Testzugang endet ohne automatische kostenpflichtige Umwandlung. Beim ausdrücklich bestellten Übergang in den kostenpflichtigen Betrieb endet der gesamte Testzugang des Arbeitsbereichs mit Freischaltung der gekauften Leistungen. Danach gelten nur die gebuchten Produktlinien.

6.3 Testverbrauch wird nicht auf das erste reguläre Kontingent angerechnet. Eine abgebrochene Bestellung beendet den Test nicht vorzeitig. Einmalige Testangebote dürfen nicht durch wiederholte Registrierungen umgangen werden.

7 Vertragsdauer und ordentliche Kündigung

7.1 Abonnements laufen zwölf Monate. Der erste kostenpflichtige Abschluss legt den gemeinsamen Jahresstichtag des Arbeitsbereichs fest. Später hinzugebuchte Produktlinien laufen zunächst bis zu diesem Stichtag. Beginn, Ende und Kündigungstermin werden in der Bestellbestätigung und im Portal ausgewiesen.

7.2 Das Abonnement verlängert sich jeweils um weitere zwölf Monate, sofern nicht eine Partei mit einer Frist von einem Monat zum Ende des laufenden Vertragszeitraums kündigt. Die außerordentliche Kündigung nach Ziffer 17 und das eigenständige Verfahren nach Ziffer 19 bleiben unberührt.

7.3 Der Kunde kann einzelne Produktlinien oder das gesamte Abonnement kündigen. Abhängige Erweiterungen enden spätestens mit ihrer Produktlinie. Bis zum Vertragsende bleibt die vereinbarte Nutzung möglich. Danach entsteht kein automatisches Viewer-Abonnement.

7.4 Kündigungen sind über die vorgesehene Portalfunktion oder in Textform, insbesondere per E-Mail an info@zsedc.de, möglich. Kunde, Arbeitsbereich und betroffene Leistungen müssen erkennbar sein. Der Anbieter bestätigt Eingang und Beendigungszeitpunkt in Textform. Entscheidend für die Frist ist der Zugang der Kündigung, nicht ihre Bearbeitung oder Bestätigung.

7.5 Eine Rücknahme der Kündigung vor Vertragsende bedarf der Bestätigung des Anbieters. Nach Vertragsende ist ein neuer Abschluss erforderlich; bereits verfallene Mengen leben dadurch nicht wieder auf.

8 Hinzubuchungen und Tarifänderungen

8.1 Reguläre Tarifänderungen und Reduzierungen werden zum Jahresstichtag wirksam. Der Wechsel vom Viewer zu Faktura oder Transformation sowie die Hinzubuchung der weiteren Produktlinie und angebotener zusätzlicher Erweiterungen sind sofort möglich. Die Bestellübersicht nennt Beginn, Preis, Umfang und Auswirkungen auf bestehende Leistungen.

8.2 Unterjährige Leistungen werden nach der tatsächlichen verbleibenden Laufzeit im Verhältnis zum vollständigen Jahreszeitraum zeitanteilig berechnet. Angefangene Monate werden nicht pauschal als volle Zwölftel berechnet. Maßgeblich sind die bestätigten Beginn- und Endzeitpunkte. Geldbeträge werden auf Währungsuntereinheiten gerundet; Verrechnungen und Steuern werden ausgewiesen.

8.3 Periodische Vorgangsmengen werden mit demselben Zeitverhältnis anteilig berechnet und auf ganze Einheiten abgerundet. Plätze, Abrechnungseinheiten, Projektplätze und Funktionen stehen dagegen in voller gebuchter Kapazität bereit.

8.4 Beim Wechsel vom Viewer zu Faktura oder Transformation wird der vorausbezahlte, noch nicht abgelaufene Viewer-Grundtarif zeitanteilig angerechnet. Bereits gebuchte Viewer-Plätze werden unter Berücksichtigung enthaltener Kapazitäten übernommen und nicht doppelt berechnet. Der Jahresstichtag bleibt bestehen.

8.5 Ein Rückwechsel auf Viewer ist zum Jahresstichtag durch ausdrückliche Bestellung möglich, wenn Faktura und Transformation danach nicht fortgeführt werden. Eine Kündigung bestellt keinen Viewer-Tarif. Für Restmengen gilt Ziffer 9.

8.6 Neue Preislisten ändern bestehende Buchungen nicht automatisch. Für Folgepreise gilt Ziffer 10.2. Preise für bestellte Änderungen oder Hinzubuchungen werden vor der Zustimmung angezeigt.

9 Vorgangskontingente und zusätzlich gekaufte Einheiten

9.1 Inklusivmengen gelten für den vereinbarten Zeitraum, werden vor zusätzlich gekauften Einheiten verbraucht und bei Nichtnutzung nicht in den Folgezeitraum übertragen.

9.2 Im Faktura-Modul zählt die erfolgreiche endgültige Erstausstellung einer Rechnung einmal. Dort zugeordnete Korrekturen und Stornierungen derselben Rechnung verbrauchen standardmäßig keine weitere Einheit. Eine andere Zählregel für solche Korrekturen und Stornierungen gilt nur, wenn sie vor der Bestellung ausdrücklich vereinbart wurde. Entwürfe, Vorschauen und erneute Downloads verbrauchen keine Einheit. Eine eigenständig neu ausgestellte Rechnung zählt neu. Vorgänge zur Behebung vom Anbieter zu verantwortender Fehler werden nicht zusätzlich berechnet.

9.3 Bei Transformation zählt jeder neu beauftragte Vorgang, sobald ein Ausgabedokument erzeugt ist. Dies gilt auch für über die Programmierschnittstelle (API) beauftragte Transformationen korrigierter oder stornierter Rechnungen; die Faktura-Zählregel nach Ziffer 9.2 ist darauf nicht übertragbar. Ohne Ausgabedokument wird keine Einheit verbraucht. Ein negatives Validierungsergebnis allein hebt den Verbrauch nicht auf. Bei vom Anbieter zu verantwortenden unbrauchbaren Ausgaben bleiben Mängelrechte und erforderliche Verbrauchskorrekturen bestehen.

9.4 Eine technische Wiederholung desselben Verarbeitungsauftrags wird nicht doppelt gezählt, wenn sie über das dokumentierte Verfahren demselben Auftrag zugeordnet ist. Eine bewusst neu beauftragte Transformation zählt auch bei identischen Eingabedaten als neuer Vorgang. Der erneute Abruf eines bereits vorhandenen Ergebnisses ist keine neue Transformation.

9.5 Zusatzpakete sind einmalige Käufe zum bestätigten Paketpreis mit der bestätigten Menge. Sie werden nach bestätigtem Zahlungseingang freigeschaltet; das Einleiten einer Lastschrift genügt nicht. Sie ändern weder Laufzeit noch Kapazitäten des Abonnements.

9.6 Separat gekaufte Restmengen bleiben bei ununterbrochener Fortführung der betreffenden Produktlinie über Jahresstichtage und Tarifwechsel innerhalb dieser Linie erhalten. Faktura- und Transformationsmengen sind getrennt und nicht auf andere Produktlinien, Arbeitsbereiche oder Kunden übertragbar.

9.7 Beendet der Kunde die Produktlinie ordentlich oder bestellt er ihren Ersatz durch Viewer, endet mit ihr die Nutzbarkeit separat gekaufter Restmengen; diese verfallen ohne vertraglichen Erstattungsanspruch, vorbehaltlich Ziffer 9.8. Voraussetzung ist, dass der Anbieter beim Paketkauf ausdrücklich auf diese Bindung und den Verfall hingewiesen hat. Ein bereits feststehendes Vertragsende wird vor einem Nachkauf genannt. Über Restmengen und Verfall wird auch im Kündigungsablauf beziehungsweise bei Bestätigung einer anderweitig eingegangenen Kündigung informiert. Die Wirksamkeit der Kündigung hängt nicht von einer Bestätigung dieser Hinweise ab. Der Verfall erfasst keine Einheiten, deren Nutzung der Anbieter aus von ihm zu vertretenden Gründen verhindert hat.

9.8 Kündigt der Anbieter ordentlich, kündigt der Kunde berechtigt wegen einer vom Anbieter zu vertretenden wesentlichen Pflichtverletzung außerordentlich oder fehlt der vorgeschriebene Hinweis beim Paketkauf, werden unverbrauchte gekaufte Einheiten zum anteiligen tatsächlich gezahlten Paketpreis erstattet. Gleiches gilt für Einheiten, deren Nutzung der Anbieter nach Ziffer 9.7 verhindert hat. Bei Beendigung nach Ziffer 19 gilt deren Abrechnung; Ziffer 9.7 findet dann keine Anwendung. Gesetzliche Rückzahlungs-, Minderungs- und Schadensersatzansprüche, insbesondere bei ausgebliebener Gegenleistung, werden nicht ausgeschlossen. Erstattete oder wirksam korrigierte Einheiten können nicht erneut genutzt werden.

9.9 Bei verbrauchten oder für laufende Aufträge gebundenen Kontingenten kann weitere Ausführung angehalten werden. Standardmäßig erfolgen weder ein automatischer Nachkauf noch eine Abrechnung von Mehrverbrauch. Diese setzen eine ausdrücklich bestellte Option voraus, deren Preise und Abrechnungsbedingungen dem Kunden vor der Bestellung mitgeteilt wurden. Eine unbestellte Tarifumstellung erfolgt nicht. Verbrauch und Bestand sind im Portal einsehbar; fehlerhafte Buchungen können beanstandet werden.

10 Preise und Steuern

10.1 Es gelten die bestätigten Preise in Euro, netto zuzüglich gesetzlich geschuldeter Umsatzsteuer. Monatliche Vergleichspreise für Jahresabonnements begründen keine monatliche Zahlung. Vereinbarte Nettopreise bleiben für den laufenden Vertragszeitraum unverändert; ausdrücklich bestellte Änderungen oder Hinzubuchungen werden gesondert berechnet.

10.2 Für einen folgenden Vertragszeitraum kann der Anbieter neue Preise rechtzeitig vor Ablauf der Kündigungsfrist anbieten. Eine Preisänderung setzt die ausdrückliche Zustimmung des Kunden voraus. Schweigen oder Weiternutzung sind keine Zustimmung. Bei Ablehnung oder ausbleibender Zustimmung kann der Anbieter durch gesonderte Kündigung mit der Frist aus Ziffer 7.2 zum Periodenende kündigen. Ohne wirksame Kündigung oder ausdrückliche neue Preisvereinbarung verlängert sich der Vertrag zu den bisherigen Preisen; das Preisangebot allein beendet ihn nicht. Jahresabonnements werden für den jeweiligen Zeitraum im Voraus abgerechnet; Hinzubuchungen für den Restzeitraum und Zusatzpakete bei Bestellung. Fälligkeit tritt mit Rechnungszugang ein, frühestens zum vereinbarten Leistungsbeginn, sofern keine andere Fälligkeit oder ausdrücklich eine frühere Vorauszahlung vereinbart ist.

10.3 Der Kunde stellt die für die steuerliche Behandlung erforderlichen Angaben und Nachweise bereit. Unklare Angaben können vor Annahme oder Zahlungsfreigabe geprüft werden. Eine Annahme sämtlicher Länder oder steuerlicher Sonderfälle wird nicht zugesagt.

10.4 Vor Abschluss geänderte Gesamtpreise werden erneut zur Bestätigung vorgelegt. Nach Abschluss richten sich Steuer und notwendige Rechnungskorrekturen nach dem Gesetz. Daraus entsteht kein einseitiges Recht zur Erhöhung des Nettopreises.

11 Zahlungsabwicklung und fehlgeschlagene Zahlungen

11.1 Es gelten die angebotenen Zahlungsarten. Der Anbieter kann Stripe oder einen anderen im Bestellprozess bezeichneten Zahlungsdienstleister einsetzen. Vertragspartner und Rechnungsaussteller für die Online-Software bleibt der Anbieter.

11.2 Mandate und Zahlungsautorisierungen werden gesondert erteilt. Eine erlaubte Speicherung und weitere Verwendung gilt nur für bestätigte Käufe und vereinbarte Verlängerungen desselben Arbeitsbereichs, nicht für unbestellte Zusatzleistungen. Erforderliche Authentifizierungen und Einzugsankündigungen bleiben notwendig.

11.3 Eine neue Standardzahlungsart gilt für künftige Einzüge; laufende Einzüge können die bisherige Zahlungsart nutzen. Ihre Änderung begleicht keine offene Forderung. Erforderliche Zahlungsschritte werden mitgeteilt.

11.4 Bei eingeleiteter Lastschrift können Abonnements vorläufig freigeschaltet werden. Scheitert die Zahlung nach solcher Freischaltung oder bei einer Verlängerung, fordert der Anbieter den Kunden unter Angabe des offenen Betrags und des Korrekturwegs zur Zahlung innerhalb einer angemessenen Frist auf.

11.5 Erst nach Fristablauf und entsprechender Ankündigung dürfen betroffene Leistungen verhältnismäßig eingeschränkt werden. Ein erneuter Zahlungsversuch verlängert die Frist nicht automatisch. Zahlungsberichtigung und Kündigung bleiben zugänglich. Eine Zahlungssperre löscht keine Kundendaten und erfasst ohne eigenen Rechtsgrund keine anderen bereits bezahlten Leistungen. Nach bestätigter Zahlung werden betroffene Leistungen wiederhergestellt.

11.6 Rückbuchungen und Einwendungen richten sich nach ihrem jeweiligen Rechtsgrund. Eine erneute Belastung setzt eine bestehende Forderung und wirksame Autorisierung voraus.

11.7 Bei Verzug gelten die gesetzlichen Rechte. Schuldhaft verursachte Rücklastschriftkosten können nur im zulässigen Umfang und nachgewiesener Höhe verlangt werden. Aufrechnungs- und Zurückbehaltungsrechte richten sich nach dem Gesetz.

11.8 Rechnungen und Korrekturen werden elektronisch bereitgestellt und an die vom Kunden aktuell gehaltene Rechnungsadresse übermittelt, soweit vorgeschrieben als strukturierte E-Rechnung. Zahlungsmitteilungen eines Zahlungsdienstleisters ersetzen diese Rechnung nicht.

12 Betrieb und Weiterentwicklung

12.1 Der Anbieter betreibt und wartet die Infrastruktur und erhält die vertragsgemäße Nutzbarkeit. Supportanfragen werden über die bekanntgegebenen Kontaktkanäle entgegengenommen und nach Dringlichkeit und Auswirkungen innerhalb angemessener Zeit bearbeitet. Bestimmte Servicezeiten, garantierte Reaktions- oder Behebungszeiten und prozentuale Verfügbarkeitswerte gelten nur bei gesonderter Vereinbarung. Die allgemeinen Leistungs-, Sicherheits- und Mängelbeseitigungspflichten bleiben bestehen.

12.2 Wesentlich einschränkende planbare Wartung wird rechtzeitig angekündigt und möglichst in nutzungsarme Zeiten gelegt. Dringende Sicherheitsarbeiten sind ohne Vorankündigung zulässig. Über dadurch verursachte wesentliche Einschränkungen der Nutzung wird ohne unangemessene Verzögerung informiert. Unterbrechungen bleiben auf das Erforderliche begrenzt.

12.3 Funktionen und Schnittstellen dürfen zur Fehlerbehebung, zur Verbesserung der Sicherheit, Funktionalität und Bedienbarkeit sowie zur Anpassung an technische oder gesetzliche Anforderungen weiterentwickelt werden, wenn der vereinbarte Nutzungszweck und wesentliche Leistungen erhalten bleiben und die Änderung unter Berücksichtigung der Interessen des Kunden zumutbar ist. Wesentliche Änderungen mit kundenseitigem Anpassungsbedarf werden mit angemessenem Vorlauf erläutert und durch angemessene Übergänge begleitet. Zwingende Vorgaben oder dringende Sicherheitsgründe können kürzeren Vorlauf erfordern.

12.4 Wesentliche Leistungseinschränkungen und kostenpflichtige Erweiterungen bedürfen einer Vereinbarung. Bei dauerhafter rechtlicher oder technischer Unmöglichkeit gelten die gesetzlichen Rechte einschließlich gegebenenfalls erforderlicher Vertragsbeendigung und Abrechnung.

12.5 Produktfehler können über die bekanntgegebenen Supportkanäle gemeldet werden. Individuelle Datenaufbereitung, Erstellung von Datenzuordnungen, Schulung und Beratung sind nur bei gesonderter Beauftragung geschuldet.

13 Mängel und Leistungsstörungen

13.1 Der Anbieter beseitigt Mängel innerhalb einer nach Schwere und Auswirkungen angemessenen Frist. Es gelten die gesetzlichen Mängelrechte, soweit diese AGB keine wirksame abweichende Regelung enthalten.

13.2 Der Kunde meldet erkannte Störungen nachvollziehbar und unterstützt die Untersuchung zumutbar. Erforderliche Daten werden nur im nötigen Umfang über sichere Wege übermittelt. Folgen unterlassener Meldung richten sich nach dem Gesetz.

13.3 Fehler können durch Berichtigung oder eine zumutbare gleichwertige Lösung behoben werden. Gesetzliche Rechte auf Minderung, Selbstabhilfe, Kündigung und Schadensersatz bleiben nach ihren Voraussetzungen bestehen. Eine Prüfmeldung über fehlerhafte Eingabedaten ist für sich genommen kein Softwaremangel.

13.4 Von keiner Partei zu vertretende außergewöhnliche Ereignisse entbinden nur insoweit und solange von Leistungen, wie diese tatsächlich verhindert sind. Die betroffene Partei informiert unverzüglich und begrenzt die Folgen. Ein Dienstleisterausfall ist nicht schon deshalb höhere Gewalt. Gesetzliche Rechte bei Unmöglichkeit und Leistungsstörungen einschließlich des Wegfalls der Gegenleistung bleiben bestehen.

14 Haftung

14.1 Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, arglistig verschwiegenen Mängeln und zwingender gesetzlicher Haftung. Ausdrücklich übernommene Garantien gelten nach ihrem Inhalt.

14.2 Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter für Pflichten, deren Erfüllung die vertragsgemäße Nutzung ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf, begrenzt auf bei Vertragsschluss vorhersehbare, vertragstypische Schäden. Darüber hinaus ist die Schadensersatzhaftung für einfache Fahrlässigkeit ausgeschlossen, soweit Ziffer 14.1 nicht eingreift.

14.3 Eine schuldhafte Mitverursachung durch den Kunden, insbesondere fehlende zumutbare Datensicherung, wird nach dem Gesetz berücksichtigt. Eigene Schutz- und Sicherungspflichten des Anbieters sowie gesetzliche Minderungs-, Erstattungs- und Kündigungsrechte bleiben bestehen.

14.4 Die Haftungsregeln gelten auch zugunsten gesetzlicher Vertreter, Beschäftigter und Erfüllungsgehilfen. Zwingende Datenschutzansprüche betroffener Personen bleiben unberührt.

15 Nutzungsrechte und Kundendaten

15.1 Der Kunde erhält für die Vertragsdauer ein einfaches Nutzungsrecht im gebuchten Umfang und darf berechtigte Beschäftigte und Dienstleister einsetzen. Er kann eigene Geschäftsvorfälle und rechtmäßig beauftragte Vorgänge seiner Auftraggeber verarbeiten, auch als Auftragsverarbeiter. Dafür müssen Berechtigungen und die erforderliche Verarbeitungskette nach der AVV bestehen. Die Buchung gewährt kein Recht, eigenständige Zugänge oder Nutzungsrechte weiterzuverkaufen, als eigenes Softwareangebot zu vermarkten oder anderen Unternehmen beziehungsweise Verbandsmitgliedern unabhängig bereitzustellen; dies bedarf einer gesonderten Vereinbarung.

15.2 Software, Standardlogik für Datenzuordnung und Transformation, ausführbare Formatdefinitionen, Standardvorlagen und Dokumentation verbleiben bei ihren Rechteinhabern. Die Nutzung der Online-Software begründet keinen Anspruch auf Herausgabe der Implementierung oder des Quellcodes. Zwingende Interoperabilitäts- und Übertragungsrechte bleiben bestehen.

15.3 Rechte an Kundendaten, kundenseitigen Datenzuordnungen, Verarbeitungsabläufen und Projektkonfigurationen verbleiben bei ihren Rechteinhabern. Ihr Export richtet sich nach Anlage 1. Bei individuell beauftragter Erstellung von Datenzuordnungen werden Leistungsumfang und Nutzungsrechte gesondert vereinbart; zwingende Rechte bleiben bestehen. Der Anbieter erhält nur die für Vertragserfüllung, Sicherung und vereinbarte Unterstützung nötigen Befugnisse. Werbliche Verwertung oder Training allgemeiner KI-Modelle mit Kundendaten ist hiervon nicht umfasst.

15.4 Rechtmäßig bezogene Rechnungen, Prüfergebnisse und Ausgabedokumente dürfen auch nach Vertragsende für ihre geschäftlichen Zwecke genutzt, aufbewahrt, vervielfältigt und weitergegeben werden.

15.5 Wird der Anbieter wegen schuldhaft rechtswidrig eingebrachter Kundeninhalte in Anspruch genommen, gelten die gesetzlichen Ersatzansprüche unter Berücksichtigung eigener Verantwortungsanteile. Er informiert den Kunden unverzüglich und ermöglicht dessen Mitwirkung. Anerkenntnisse oder Vergleiche zu dessen Lasten bedürfen seiner Zustimmung, die nicht unbillig verweigert werden darf.

16 Vertraulichkeit und Datenschutz

16.1 Beide Parteien behandeln nicht öffentliche Informationen der anderen Partei auch nach Vertragsende vertraulich, verwenden sie nur für vereinbarte Zwecke und gewähren nur erforderlichen, entsprechend verpflichteten Personen und Dienstleistern Zugang.

16.2 Ausgenommen sind rechtmäßig bekannte, ohne Pflichtverletzung öffentlich gewordene, unabhängig entwickelte oder rechtmäßig von Dritten erhaltene Informationen. Gesetzlich vorgeschriebene Offenlegungen werden auf das Erforderliche begrenzt und, soweit zulässig, vorher mitgeteilt.

16.3 Vor Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag schließen die Parteien eine AVV nach Artikel 28 DSGVO. Der Kunde kann dabei Verantwortlicher oder seinerseits Auftragsverarbeiter sein. Verantwortlichkeiten, Weisungen und Genehmigungen in der Verarbeitungskette richten sich nach dieser Vereinbarung und dem Gesetz; diese AGB ersetzen die AVV nicht.

16.4 Eigene Verarbeitungen des Anbieters, insbesondere für Konto, Kontakt und Abrechnung, werden in der Datenschutzerklärung erläutert. Die Zustimmung zu den AGB ist keine datenschutzrechtliche Einwilligung und keine Werbeeinwilligung. Erforderliche Einwilligungen werden gesondert eingeholt.

16.5 Für die Verarbeitung im Auftrag gilt der vereinbarte Rahmen innerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums. Unterauftragnehmer, Verarbeitungsorte, etwaige besonders vereinbarte internationale Übermittlungen, Sicherheitsmaßnahmen und Löschung richten sich nach der AVV und dem Gesetz. Eine ausschließliche Verarbeitung in Deutschland wird nicht vereinbart. Eigene Verarbeitungen des Anbieters und externer Empfänger, etwa für Zahlungen, sind davon zu unterscheiden.

17 Sperrung und außerordentliche Kündigung

17.1 Bei konkreten Anhaltspunkten für erhebliche rechtswidrige Nutzung, unbefugten Zugriff oder Sicherheitsgefährdung darf der Anbieter betroffene Zugänge oder Funktionen zur Abwehr vorübergehend verhältnismäßig beschränken. Er berücksichtigt Kundeninteressen und informiert über Grund und Abhilfe, soweit zulässig und ohne den Schutz zu vereiteln.

17.2 Außer bei Gefahr im Verzug fordert der Anbieter vor einer wesentlichen Beschränkung innerhalb angemessener Frist zur Abhilfe auf. Beschränkungen enden mit ihrem Grund. Für Zahlungsstörungen gilt Ziffer 11. Das bloße Bestreiten einer Forderung rechtfertigt keine automatische Vollsperrung.

17.3 Beide Parteien können aus wichtigem Grund außerordentlich kündigen, nach gesetzlich erforderlicher Abhilfefrist oder Abmahnung. Ein Statuswechsel beim Zahlungsdienstleister ersetzt keine Kündigung des Vertrags über die Online-Software.

17.4 Vergütungs-, Rückzahlungs- und Schadensersatzfolgen richten sich nach dem Gesetz. Eine pauschale Fälligkeit aller künftigen Jahresentgelte wird durch diese AGB nicht begründet. Für gesondert vereinbarte vorzeitige Beendigungsentschädigungen gilt Ziffer 19.6. Datenbereitstellung und Löschung nach Ziffern 18 und 19 bleiben geschuldet.

18 Vertragsende und Datenbereitstellung

18.1 Nach Vertragsende enden neue kostenpflichtige Verarbeitungsvorgänge der betroffenen Produktlinie. Andere gebuchte Leistungen bleiben bestehen. Daten einer beendeten Linie werden dadurch nicht zu Daten einer weiter gebuchten Linie.

18.2 Noch vorhandene exportierbare Kundendaten werden nach Leistungsende mindestens 30 Kalendertage über geschützten Abruf oder einen sicheren Übertragungsweg bereitgestellt. Ein Bearbeitungsrecht ist damit nicht verbunden. Für den gesetzlichen Wechsel gilt ergänzend Ziffer 19.

18.3 Die Beendigungsbestätigung nennt Abrufzeitraum und Folgen für Daten und Restmengen. Der Kunde sichert benötigte Daten nach Anlage 1 rechtzeitig und prüft deren Vollständigkeit. Bereits auf zulässige Weisung gelöschte oder nicht gespeicherte Ergebnisse werden nicht nachträglich rekonstruiert.

18.4 Nach Ablauf des Abrufzeitraums oder einer ausdrücklich vereinbarten längeren Frist löscht der Anbieter betroffene Kundendaten außerhalb von Sicherungskopien einschließlich Arbeitskopien und personenbezogener Betriebsdaten im Auftragsumfang unverzüglich. Berechtigte frühere Löschweisungen werden unverzüglich umgesetzt; die Abruffrist schiebt sie nicht auf. Gesetzliche Pflichten und erforderliche kürzere Fristen bleiben maßgeblich. Zwingend aufzubewahrende Daten werden nach Rechtsgrund und Dauer abgegrenzt und zweckbeschränkt gespeichert.

18.5 Die Löschung erfasst auch Sicherungskopien. Für personenbezogene Auftragsdaten gelten ergänzend die Rückgabe- und Löschregelungen der AVV. Zwingende gesetzliche Löschpflichten bleiben maßgeblich.

18.6 Eigene Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsunterlagen des Anbieters sind von Kundengeschäftsdokumenten zu unterscheiden. Ihre gesetzliche Aufbewahrung begründet keinen Archivierungsdienst für den Kunden.

19 Anbieterwechsel und Datenübertragung

19.1 Für die als Datenverarbeitungsdienste bereitgestellte Online-Software kann der Kunde nach der Verordnung (EU) 2023/2854 den Wechsel zu einem anderen Anbieter derselben Dienstart, die Übertragung auf eigene IT-Infrastruktur oder die Beendigung mit Löschung seiner exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte verlangen. Dieses Verfahren ist unabhängig von der ordentlichen Kündigung und dem Jahresstichtag.

19.2 Das Verlangen ist in Textform an den Anbieter zu richten und bezeichnet die betroffenen Leistungen. Die Ankündigungsfrist bis zur Einleitung des Wechsels beträgt höchstens zwei Monate ab Zugang; ein früherer Beginn kann vereinbart werden. Zum Ablauf dieser Frist benennt der Kunde die gewünschte Übertragung oder Löschung, gegebenenfalls für unterschiedliche Datenbestände, sowie erforderliche Angaben zum Zielanbieter.

19.3 Der Anbieter unterstützt den Kunden und von ihm autorisierte Dritte beim Wechsel angemessen und erfüllt seine gesetzlichen Bereitstellungs-, Übertragungs- und Unterstützungspflichten für den Wechsel unverzüglich, spätestens innerhalb von 30 Kalendertagen nach Ablauf der Ankündigungsfrist. Er unterstützt die Ausstiegsplanung, stellt erforderliche Informationen bereit, erhält die vertraglichen Leistungen und informiert über bekannte Kontinuitätsrisiken. Während Übergang, Übertragung und Abruf gewährleistet er ein hohes Maß an Sicherheit.

19.4 Ist die Übergangsfrist technisch nicht durchführbar, teilt der Anbieter innerhalb von 14 Arbeitstagen nach dem Verlangen die konkreten Gründe und einen alternativen Übergangszeitraum von höchstens sieben Monaten mit. Die Dienstkontinuität bleibt währenddessen erhalten. Der Kunde darf die Übergangsfrist einmal um einen seinen Bedürfnissen entsprechenden Zeitraum verlängern. Die Beteiligten wirken nach Treu und Glauben an sicherer und rechtzeitiger Übertragung mit.

19.5 Der Vertrag über die betroffenen Leistungen endet nach erfolgreichem Wechsel; bei ausschließlich verlangter Beendigung mit Löschung spätestens mit Ablauf der Ankündigungsfrist. Der Anbieter bestätigt die Beendigung. Nach Ablauf des Übergangszeitraums bleiben Daten mindestens 30 Kalendertage abrufbar. Nach diesem oder einem vereinbarten späteren Zeitraum werden die exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte vollständig nach Ziffer 18 gelöscht, sofern der Wechsel erfolgreich vollzogen ist oder eine berechtigte ausdrückliche Löschweisung vorliegt. Eine fehlgeschlagene Übertragung oder der bloße Ablauf der Übergangsfrist löst keine Löschung aus. Zwingende Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

19.6 Der gesetzliche Wechsel einschließlich erforderlicher Unterstützung und Datenbereitstellung ist ohne gesondertes Wechselentgelt. Eine verhältnismäßige Entschädigung für die vorzeitige Beendigung einer Festlaufzeit fällt nur an, wenn sie vor Vertragsschluss ausdrücklich mit ihrer Höhe oder einer nachvollziehbaren Berechnungsmethode vereinbart wurde und gesetzlich zulässig ist; andernfalls fällt keine an. Bei berechtigter außerordentlicher Kündigung des Kunden wegen einer vom Anbieter zu vertretenden Pflichtverletzung wird sie nicht erhoben. Wechselkosten dürfen nicht als Beendigungsentschädigung berechnet und derselbe wirtschaftliche Nachteil nicht doppelt ausgeglichen werden. Dienstentgelte fallen nur bis zur wirksamen Beendigung an. Für die Zeit danach vorausbezahlte Abonnemententgelte werden nach dem tatsächlichen Zeitverhältnis zum abgerechneten Zeitraum anteilig abgerechnet und zurückgezahlt. Für separat gekaufte unverbrauchte Vorgangsmengen gelten die gesetzlichen Erstattungsansprüche; der Verfall nach Ziffer 9.7 greift nicht. Weitergehende gesetzliche Ansprüche bleiben bestehen. Nur gesondert beauftragte Arbeiten außerhalb der gesetzlichen Wechselpflichten dürfen zusätzlich berechnet werden.

19.7 Exportierbare und ausgenommene Datenkategorien sind in Anlage 1 festgelegt. Der Anbieter stellt erforderliche offene Schnittstellen unentgeltlich mit ausreichender technischer Dokumentation bereit und exportiert Daten in strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Formaten. Gesetzliche Interoperabilitätsanforderungen bleiben maßgeblich. Eine unveränderte Ausführung fremder Software oder Herausgabe geschützten Quellcodes wird nicht zugesagt.

20 Änderungen dieser Bedingungen und Schlussbestimmungen

20.1 Vertragsänderungen bedürfen einer Vereinbarung, soweit keine konkrete gesetzliche Änderungsgrundlage besteht. Schweigen oder Weiternutzung gelten nicht als Zustimmung. Für Folgepreise gilt Ziffer 10.2, für technische Weiterentwicklung Ziffer 12.

20.2 Erklärungen sind in Textform, insbesondere per E-Mail, möglich, soweit keine strengere gesetzliche Form gilt. Individuelle Vereinbarungen behalten unabhängig von ihrer Form Vorrang.

20.3 Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Zwingend anwendbare Vorschriften, insbesondere des Unionsrechts, bleiben bestehen.

20.4 Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Gießen Gerichtsstand. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Zuständigkeiten. Ausschließliche Gerichtsstände bleiben unberührt.

20.5 Die Folgen unwirksamer oder nicht einbezogener Bestimmungen richten sich nach dem Gesetz.

Anlage 1 Datenkategorien für Export und Anbieterwechsel

A1.1 Erfasst sind die im gebuchten Leistungsumfang tatsächlich gespeicherten Kundendaten und digitalen Vermögenswerte einschließlich der für Zuordnung und Nutzung erforderlichen Metadaten. Ausschließlich vorübergehend verarbeitete, nicht gespeicherte Inhalte werden nicht nachträglich rekonstruiert.

A1.2 Exportierbar sind:

A1.3 Vorhandene Dateien werden in ihrem gespeicherten Original- oder Ausgabeformat bereitgestellt. Strukturierte Daten und Konfigurationen werden in strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Formaten bereitgestellt. Das Register nach A1.6 beschreibt die verwendeten Formate und Datenstrukturen. Erforderliche Erläuterungen ermöglichen das Verständnis der Felder, Versionen und Referenzen; notwendige Inhalte und Beziehungen bleiben erhalten.

A1.4 Nicht zum Kundendatenexport gehören die vom Anbieter entwickelten, allgemein eingesetzten Standardregeln für Datenzuordnung und Transformation, ausführbaren Formatdefinitionen, Quellcode und sonstigen Implementierungsbestandteile, soweit sie durch Rechte des geistigen Eigentums geschützt sind oder Geschäftsgeheimnisse des Anbieters darstellen und dem Kunden keine übertragbaren Rechte daran zustehen. Ebenfalls ausgenommen sind interne Infrastruktur-, Überwachungs- und Sicherheitskonfigurationen, geheime Schlüssel und Zugangsdaten, Sicherheitsprotokolle mit Angaben zu fremden Personen oder Systemen, anbieterinterne betriebswirtschaftliche Auswertungen und nicht kundenbezogene Diagnosedaten sowie geschützte Standardbibliotheken und Standardvorlagen Dritter ohne übertragbares Nutzungsrecht, soweit eine Herausgabe geschützte Rechte, Geschäftsgeheimnisse oder die Sicherheit beeinträchtigen würde. Die Ausnahmen dürfen den gesetzlich geschützten Wechsel nicht behindern oder verzögern. Kundenseitige Konfigurationen nach A1.2, eigene Geschäftsdaten und rechtmäßig bezogene Ausgabedokumente sowie die für deren Verständnis und Zuordnung erforderlichen Metadaten bleiben exportierbar. Sie werden nicht allein wegen ihrer Verarbeitung durch geschützte Komponenten ausgeschlossen. Für individuell beauftragte Datenzuordnungen gilt ergänzend Ziffer 15.3; zwingende gesetzliche Rechte bleiben unberührt.

A1.5 Zugangsschlüssel für das Zielsystem sind dort neu einzurichten. Zahlungsmandate und beim Zahlungsdienstleister gespeicherte Zahlungsinstrumente können nicht ohne dessen Mitwirkung und erforderliche Berechtigungen übertragen werden. Exportierbare Zahlungs- und Vertragsreferenzen bleiben davon unberührt.

A1.6 Das aktuelle Online-Register unter https://zsedc.de/datenexport erläutert Verfahren, Datenstrukturen, Formate, einschlägige Normen und offene Interoperabilitätsspezifikationen sowie bekannte technische Grenzen. Dort stehen auch die nach Artikel 28 der Verordnung (EU) 2023/2854 erforderlichen Angaben zur Gerichtsbarkeit der Infrastruktur und zu Maßnahmen gegen unzulässige internationale staatliche Zugriffe. Die Informationen sind speicherbar und werden aktuell gehalten. Die technische Ausgestaltung darf nach Ziffer 12.3 weiterentwickelt werden; erforderliche Schnittstellendokumentation bleibt zugänglich. Aktualisierungen verkürzen weder vereinbarte Datenkategorien noch gesetzliche Wechselrechte.